Prowadzenie działalności gospodarczej to nie tylko zarabianie pieniędzy – bardzo ważną rolę odgrywają tu też koszty. Jednak każdy rodzaj działalności wiąże się z zupełnie innym zakresem produktów i usług, które można w te koszty wrzucić. Czym to jest spowodowane, dlaczego rozróżnienie kosztów jest istotne i co w koszty może zaliczyć dietetyk? O tym właśnie jest ten artykuł. Zaczynajmy!

Czym jest a czym nie jest koszt?

Wydawać się może, że definicja kosztu jest prosta – no przecież koszt to określona kwota jaką płacimy za zakup czegoś. Niestety rzeczywistość jest nieco bardziej skomplikowana. Definicję kosztu znajdziesz w Ustawie o Rachunkowości, a brzmi ona tak:

„uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli”

Ufff… Też niewiele z tego zrozumiałeś? Nie przejmuj się, zaraz wszystko wyjaśnię mniej skomplikowanym językiem.

Są dwa słowa, które będą tutaj ważne: koszt i wydatek. Podział kosztów możemy sobie darować – tak głębokie ujęcie tego tematu będzie potrzebne Twojej księgowej. Wróćmy do naszych dwóch słów kluczowych. Jest bardzo ładne zdanie, które opisuje różnicę między kosztem a wydatkiem:

Każdy koszt można zaliczyć do wydatków, natomiast nie każdy wydatek można zaliczyć do kosztów.

Wydatek powstaje w momencie wypłynięcia określonej kwoty pieniędzy z firmowej kasy lub rachunku bankowego – i to, na co te pieniądze zostaną przeznaczone, ma rozstrzygające znaczenie dla zaliczenia wydatku do kosztów.

Od czego zależy zaliczenie wydatku w koszt i jak udowodnić, że wydatek jest kosztem?

Niestety to do Ciebie (lub Twojej księgowości) należy udowodnienie urzędowi skarbowemu słuszności zaliczenia wydatków do kosztów. Dlaczego jest to ważne? Bo wszystkie wydatki, które są kosztami możesz odliczyć od podatku jako koszty uzyskania przychodu. A co robią koszty uzyskania przychodu? Obniżają podstawę opodatkowania.

Przed chwilą wspomniałam, że najważniejsze jest określenie celu wydatkowania pieniędzy. Gdy cel jest związany bezpośrednio z prowadzoną działalnością – będzie zaliczony do kosztów. Jednak często jest to zależne od indywidualnej interpretacji urzędu skarbowego. 

Ciekawym przykładem będzie tutaj zakup ubrania roboczego. Jeżeli jesteś mechanikiem samochodowym, to specjalne robocze kombinezony możesz zaliczać do kosztów – to bardzo logiczne, że raczej nie będziesz w nich chodzić poza pracą i nikt tu nie doszukuje się żadnych kruczków. Jeżeli jesteś aktorem i chciałbyś zaliczyć do kosztów wydatki na koszulę w której pójdziesz na casting – to prawdopodobnie nie będziesz mógł tego zrobić. 

Pewnie zastanawiasz się dlaczego? Otóż, w internecie możesz znaleźć wiele różnych interpretacji urzędów skarbowych odnoszących się do indywidualnych sytuacji. Zależnie od tego, jak tłumaczysz i uzasadniasz taki koszt – różną interpretację może wydać US. 

W moim przykładzie wytłumaczenie US jest tutaj dość logiczne, aczkolwiek zaskakujące: ponieważ możesz z tej odzieży korzystać poza firmą i traktować ją jako zwykły ubiór, nie możesz zaliczyć jej do kosztów. Z tego powodu, że urząd skarbowy nie znalazł istniejącego związku przyczynowo-skutkowego, tj. uznał, że od wydatku na koszulę nie jest zależny Twój przyszły przychód. Jeżeli byłby to typowy strój sceniczny, który nie nadaje się do codziennego noszenia – US nie miałby większych wątpliwości, że będzie to dla Ciebie koszt.

Morał z tego jest prosty: musisz pamiętać, że aby zaliczyć wydatek w koszty, musi on być bezpośrednio związany z prowadzoną przez Ciebie działalnością i mieć przełożenie na uzyskanie przychodu. Niezbędne będzie do tego dobre wytłumaczenie, dla którego postanowiłeś jakiś wydatek zaliczyć do kosztów. 

Udokumentowanie wydatków nie jest już tak bardzo skomplikowane. Musisz jedynie zwrócić uwagę na uzyskiwanie faktur przy zakupie, które powinny być wystawione na Twoją firmę. Obecnie przepisy dopuszczają też paragony, rachunki i polisy ubezpieczeniowe.

Oprócz dowodów zakupu dobrze jest prowadzić sobie dodatkową dokumentację np. umowy, protokoły z wykonania usługi, notatki z rozmowy z klientem (np. jeżeli chcesz wrzucić w koszty fakturę za hotel). Wszędzie musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. 

To, czy dany wydatek jest kosztem, zależne jest też od interpretacji ustawowej o podatku PIT i CIT. Ustawy te wymieniają, że do kosztów nie można zaliczyć m.in.: kosztów reprezentacji, prywatnych wydatków przedsiębiorcy oraz kar umownych.

Koszty dla dietetyka – co warto w nich ujmować?

Jak widzisz, interpretacje kosztowe zależą głównie od rodzaju prowadzenia działalności. Ty – jako dietetyk – oprócz kosztów podstawowych, takich jak np. wydatki na księgowość i utrzymanie lokalu, możesz mieć różne ciekawe pomysły marketingowe, które wymuszają pewne zakupy. Tylko czy można je wrzucić w koszty?

Weźmy pod uwagę pewien przykład:

Układasz dla klientów diety i chciałbyś swoje przepisy pokazywać na zdjęciach w social mediach. Wiąże się to z koniecznością przygotowania potraw i ich sfotografowania – samych posiłków nie sprzedajesz, chcesz je tylko pokazać z punktu widzenia marketingu. Jakie wydatki są związane z tym pomysłem? Wymieńmy te najprostsze:

• aparat fotograficzny lub smartfon
• garnki i urządzenia kuchenne
• zastawa stołowa
• artykuły spożywcze

I tak, o ile łatwo wytłumaczyć zasadność zaliczenia do kosztów aparatu lub smartfona – czymś musisz robić zdjęcia, które chcesz umieścić w sieci lub ulotkach reklamowych, a w przypadku telefonu, to też urządzenie do kontaktu z klientami – to problem pojawia się z kolejnymi punktami.

Zgodnie z art. 23 ust 1 ustawy o PIT, do kosztów nie należy zaliczać wielu różnych wydatków. Będąc dietetykiem musisz zwrócić uwagę na podpunkt 23, w którym czytamy, że do kosztów nie zaliczamy:

23) kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych;

Tutaj łatwo wywnioskować, że zakup żywności mający związek z kosztami reprezentacji, jest ustawowo wyłączony z możliwości ujęcia go w kosztach prowadzenia działalności. Tylko w naszym przypadku chodzi o prowadzenie marketingu w social mediach, co ma związek z kosztami reklamowymi, a nie kosztami reprezentacji. Niby zielona furtka, ale…

Dla restauracji żywność przecież jest kosztem! Fakt. Tylko żywność dla restautacji jest produktem sprzedawanym po pewnej obróbce. I tutaj znów przechodzimy do indywidualnej interpretacji urzędu skarbowego, gdzie trzeba zwrócić uwagę na pojęcie wydatków osobistych. 

Wydatki osobiste to wszelkie wydatki, jakie może ponieść każda osoba, niezależnie od tego czy prowadzi czy nie prowadzi działalności gospodarczej i są związane z prowadzeniem zwykłego trybu życia. Można zacząć się zastanawiać, czy wydatki poniesione na zastawę stołową, garnki, sprzęt AGD i żywność będą rzeczywiście niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej – wszystko zależy od Twojego przedstawienia zasadności ponoszenia tych wydatków. Czy urząd skarbowy potraktuje je jako wydatki osobiste czy koszt? Trudno jednoznacznie stwierdzić, bez szczegółowego opisu charakteru prowadzenia całej Twojej działalności, zamiarów, strategii i pomysłów na nią. 

Ale żeby nie było, że ze wszystkimi wydatkami jest tak ciężko, poniżej lista tych, które na pewno możesz zaliczyć do kosztów – oczywiście nie wszystkie muszą dotyczyć akurat Ciebie:

• koszty wynajmu/zakupu lokalu, jego remontu i wyposażenia,
• przyrządy pomiarowe,
• sprzęt komputerowy i drukarka,
• oprogramowanie niezbędne do pracy np. program do układania diet, program antywirusowy,
• koszty stworzenia i utrzymania strony internetowej oraz jej reklamy w internecie (np. pozycjonowanie),
• koszty bieżące czyli składki ZUS, materiały eksploatacyjne, opłaty za prąd, internet, telefon, koszty obsługi księgowej, koszty dojazdów, reklama, usługi sprzątania biura,
• koszt zakupu lub przygotowania potrzebnej dokumentacji, by móc pracować zgodnie z prawem.

Zaliczanie wydatków w koszty nie jest sprawą jednoznaczną – zależy od wielu złożonych czynników, które trzeba rozpatrywać w szerszym zakresie. Pamiętaj, że to do Ciebie należy wyjaśnienie i wykazanie związku przyczynowo-skutkowego między wydatkiem zaliczonym do kosztów, a przychodem. Koszt ten musi być silnie związany z osiągniętymi przychodami lub musi mieć bezpośredni wpływ na zachowanie lub zabezpieczenie Twojego źródła przychodów. Jeśli wydatek nie spełnia tych warunków – nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu.

Autor: Izabela Wiśniewska